Dosarul permanent este acel tip de documentație care se clasează ca fiind unul ce se verifică numai o dată pe an și doar anumite elemente pot suferi modificări. Și, pentru ca să se păstreze o ordine în cadrul acestui dosar permanent se organizează în secțiuni care au rolul de a ușura manipularea și gestionarea mai ușoară a elementelor ce o compun. Fiecare secțiune se desparte prin a anexa la sfârșit comentarii ce sunt legate de conținutul secțiunii respective sau un sumar ce listează întreg conținutul.
Fiecare secțiune este împărțită în așa fel încât să ofere accesibilitate celui care manipulează acest dosar permanent și, vom explica pe cât posibil să explicăm ce conține fiecare din această secțiune.
Secțiunea A denumită ,,Generalități” conține în primul rând fișa de prezentare a entității economice ce conține toate datele de identificare, un scurt istoric al companiei în care se prezintă cum a luat naștere ideea de afaceri și cum s-a dezvoltat de-a lungul anilor. Alte documente ce se includ în dosarul permanent, atunci când vine vorba despre auditul intern al entității economice sunt organigrama, diagrama de relații, fișa de acceptate și de menținere a misiunii.
În secțiunea B a dosarului permanent denumită ,,Documente privind controlul intern” se includ o serie de documente cum ar fi rapoartele de control și sintezele de evaluare a controlului intern.
Secțiunea C, ,,Situații financiare și rapoarte privind exercițiile financiare precedente” conține toate evaluările asupra situațiilor financiare din perioadele anterioare iar pe lângă acestea, secțiunea conține și rapoartele de audit intern și alte documente relevante pentru exercițiile anterioare.
Analizele permanente asupra situației financiare ce cuprind toate lucrările de analiză ce vizează elementele din situația financiară a firmei și se regăsesc în dosarul permanent la secțiunea D ce poartă numele ,,Analize permanente”.
Secțiunea E ,,Fiscal și social” conține declarații fiscale, contracte colective și contracte de angajare. Acesta poate conține și alte documente importante ce țin de fiscalitate și au legătură cu societatea atâta timp cât reprezintă informații relevante pentru auditul intern al entității economice.
Secțiunea F denumită ,,Juridic” conține toate documentele legate de principalele contracte, convenții, lista asociaților, actele constitutive ale societății, extrase din procesele verbale ale adunării generale a acționarilor sau a consiliului de administrație.
Secțiunea G poartă numele de ,,Intervenții externe” unde se includ toate documentele cu privire la intervenția altor auditori ce au realizat în trecut auditul intern pentru societate, avocați, experți contabili sau angajați ai societății.
Fiecare din această secțiune atunci când se realizează auditul intern al entității economice poate suferi modificări în funcție de evoluția entității economice și trebuie actualizate în permanentă, exceptând documentele cum ar fi actul constitutiv al societății ce este un document cu caracter permanent.www.Tpa-horwath.ro
Atunci când se realizează dosarul permanent în vederea realizării auditului intern al firmei este bine să se respecte această organizare a secțiunilor deoarece în acest fel orice auditor va realiza misiunea va putea identifica cu mai multă ușurință poziționarea documentelor și să le solicite pe cele care trebuie să le analizeze pentru ca la finalul misiunii să poată să își formeze o opinie bazată pe realitate pe care să o exprime în raportul de audit ce finalizează întreaga misiune.
